Geschäftsprozesse und mehr transparent abbilden – dank Microsoft Visio
Das Visualisierungstool für Projektmanager
Microsoft Visio ist eine Visualisierungssoftware aus dem Hause Microsoft zur Erstellung von Diagrammen. Die Software wird verwendet, um unterschiedliche Modelle von Diagrammen zu erstellen, zum Beispiel Organigramme, Datenflussdiagramme oder Diagramme zur Veranschaulichung von Prozessen. Die Software ist äußerst gefragt bei Architekten, da sie sich auch zur Anfertigung von Gebäudeplänen wie auch Grundrissen anbietet.
Die Geburtsstunde von Visio
1992 war die Geburtsstunde einer Software, welche auch heute noch auf der ganzen Welt genutzt wird. Die Rede ist von Visio – dem Visualisierungstool, mit dem sich grafische Darstellungen wie Diagramme und Organigramme erstellen lassen. Entwickelt wurde Visio ursprünglich von dem Unternehmen Visio Corporation, allerdings kaufte Microsoft diese Firma und somit gleichermaßen die Rechte an Visio im Jahr 2000 auf. Der Preis: ca. 1,3 Mrd. US-Dollar.
Visio dient dazu, mithilfe verschiedener Templates wie auch vielfältiger Werkzeuge Geschäftsprozesse und Ablaufdiagramme, doch auch alle denkbaren anderen Formen von Diagrammen oder technischen Zeichnungen, zu erstellen.
Dadurch, dass Visio nun Teil der Microsoft-Familie ist, bietet sich eine effiziente Symbiose: Die Software kann mit Daten aus Excel oder Access verknüpft werden. Die in Visio generierten Diagramme lassen sich außerdem auf dem SharePoint Server des Unternehmens anderen Gruppenmitglieder bereitstellen, ohne dass dafür weitere Visio-Lizenzen nötig wären.
Funktionen im Überblick: Visio von Microsoft
Wer mit Word und Excel erfahren ist, der wird in Visio viele bekannte Bauteile wiederentdecken, wie beispielsweise die Farb- oder Schriftart-Wahlmöglichkeiten. Für den nach Möglichkeit einfachen Start steht bei Visio – wie für Microsoft üblich – eine ganze Reihe von Templates mit Elementen und Schablonen für unterschiedliche Diagrammtypen kostenlos zur Verfügung. Auf diese Weise lassen sich aussagekräftige Visualisierungen, bei Anforderung unter Nutzung bestehender Datensätze, beispielsweise aus Excel, erstellen. Das Werkzeug ist besonders für Diagrammdesigner, doch auch zur Erstellung von Organigrammen oder auch Grundrissen bestens geeignet.
Visio - Die intelligente Lösung
Anhand von Lösungen wie Visio lassen sich komplexe Zusammenhänge in visuellen Diagrammen und Charts veranschaulichen. Die intelligenten Layoutfunktionen mit einer automatischen Ausrichtung sowie automatischen Abständen helfen dabei, dass die erzeugten Diagramme letztendlich gut aussehen.
Microsoft Visio ist als Desktop-Anwendung und als Web-Ausgabe für den Browser verfügbar. Aber Achtung: Visio gibt es keineswegs als Mac-Version!
Aufbauend auf dem OPC-Standard werden Visio-Diagramme in den Dateiformaten VSDX oder VSDM (*.vsd) erstellt. Diese Dateien bestehen aus einigen XML-Dateien, welche zu einem ZIP-Archiv zusammengenommen werden. Mit Visio angefertigte Diagramme lassen sich ganz einfach und unkompliziert via Drag and Drop in anderweitige Dokumente einfügen, wie etwa Word-Dokumente.
Microsoft Visio: So viel kostet die Lösung
Microsoft Visio ist keinesfalls Bestandteil der Office 365-Suite und muss deshalb einzeln lizensiert werden.
Für das Microsoft-Produkt Visio gibt es drei unterschiedliche Lizenzarten:
- Visio Standard 2021 für einmalig etwa 480 Euro
- Visio Professional 2021 für einmal ca. 890 Euro
- Visio Pro für Office 365
- entweder Visio Plan 1 mit der Vollversion für etwa 12,50 Euro pro Benutzer pro Monat
- oder Visio Plan 2 für etwa 4 Euro pro Benutzer pro Monat ohne Visio-Desktopanwendung (reine Web-Anwendung)
- Beide Varianten sind als Jahres- oder Monatsabonnement zu haben
Grenzen von Visio bei der Erstellung von Netzwerkdiagrammen und Netzwerkplänen
Ein weitere sehr beliebter Anwendungszweck von Visio ist die Erstellung von Netzwerkdiagrammen und Netzwerkplänen, wie es zum Beispiel auch Microsoft selbst vorschlägt. Visio ist war für Administratoren lange Zeit der Quasi-Standard für Netzwerkpläne, allerdings kommt man durch die statische Darstellung hier sehr schnell an Grenzen – vor allem bei der dynamischen Entwicklungen der Cybersecurity-Bedrohungen.
In den letzten Jahren gibt es einen neuen Quasi-Standard für die Erstellung von Notfallplänen: Docusnap. Mit Docusnap lassen sich Netzwerkpläne automatisch erstellen. Sie profitieren außerdem von einer automatisierten, zeitgesteuerten Erstellung sowie Ablage und (nach Wunsch) von einer Mail-Zustellung Ihrer Netzwerkpläne. Durchdachte Layout-Algorithmen sorgen für eine schnelle und optimale Anordnung der einzelnen Elemente.
Docusnap als optimalere Lösung zur Abbildung von Businessstrukturen und -prozessen
Hier verhält es sich ähnlich wie bei Erstellung von Netzwerkdiagrammen. Bei Visio muss alles manuell angepasst werden, sobald sich Businessstrukturen und Businessprozesse ändern. Bei Docusnap ist dies nicht der Fall: alles wird automatisch angeglichen. Für die Dokumentation in Docusnap ist es grundlegend wichtig, geschäftsrelevante Prozesse zu bestimmen, zu beschreiben sowie deren maximal tolerierbaren Ausfallzeiten festzulegen, um eine effiziente Ausrichtung der IT-Strategie zu gewährleisten.
Dabei bietet Docusnap völlige Freiheit in der Gestaltung der Darstellungsweisen. Beispielsweise können auf fachlicher Ebene Organisationseinheiten, Prozesse und Businessservices erfasst werden. Auf Seiten der IT besteht die Möglichkeit, die Infrastruktur, IT-Services oder auch Facility Komponenten abzubilden.